KLJUČ DO USPEHA JE SODOBNA INFORMACIJSKA TEHNOLOGIJA
Za usklajeno nabavo z vsemi člani e-Zadruge skrbi sodoben informacijski sistem, ki uporablja skupno podatkovno bazo in omogoča celovit vpogled v:
- vodenje enotnih podatkov o dobaviteljih, njihovih artiklih, cenah itd.,
- vodenje enotnega prodajnega cenika za vse člane e-Zadruge,
- vodenje vseh podatkov o nabavah in prodaji posameznih artiklov vseh članov,
- vodenje podatkov člana, njihovih trgovinah, sprejemnih mestih za dostavo itd.
- vodenje materialnih kartic in zalog blaga za sprotne analize uspešnosti prodaje z namenom pospeševanja prodaje in organiziranje novih nabav na podlagi podatkov o minimalnih zalogah,
- vodenje vseh podatkov konkurenčnih ponudnikov in njihovih pogojih.
Informacijski sistem e-Zadruge sloni na Zadružnem informacijskem sistemu Minerva
E-zadruga v svojem sistemu uporablja Zadružni informacijski sistem Minerva (ZIS Minerva) katerega uporablja že več kot deset kmetijskih zadrug. Za e-Zadrugo je informacijski sistem Minerva dopolnjen tako, da bo imel možnost povezovanja vseh zadrug s skupnimi šifranti e-Zadruge in poslovnimi procesi, ki bodo na novo opredeljeni in omogočali čim več avtomatizacije pri poslovanju.
Pridružni člani, ki še ne uporabljajo ZIS Minerva morajo poskrbeti za programske vmesnike, ki omogočajo sinhronizacijo vseh potrebnih procesov za spremljanje prodaje, zalog, šifrantov, naročanja itd.
Ko pridružni član postane polnopravni član e-Zadruge je priporočljivo, da v svoj poslovni sistem vpelje ZIS Minerva.
Oblikovanje skupnih šifrantov
Sistem strateške nabave poteka preko skupnega informacijskega sistema, ki obsega skrbno načrtovane skupine skupnih šifrantov, katere ureja in oblikuje e-Zadruga.
Skupni šifrant artiklov od vseh dobaviteljev je povezan s šifrantom artiklov posamezne zadruge, pri čemer ključ je povezanosti skupnega šifranta artiklov e-Zadruge in posamezne trgovine šifra artikla dobavitelja, črtna koda, davčna številka ipd.
Primer skupnega šifranta
Naročanje blaga
Posamezen šifrant artiklov, ki ga vodi vsaka zadruga, je v sistemu strateške nabave povezan s šifrantom artiklov e-Zadruge. Ker ima vsaka trgovina posamezne zadruge zabeleženo stanje minimalne zaloge posameznega artikla, kjer je upoštevana tudi hitrost obračanja zaloge v trgovinah ter zmožnost nove nabave, je naročanje blaga dobavitelju popolnoma avtomatiziramo. Aplikacija v e-Zadrugi namreč stalno spremlja stanje zaloge in minimalne zaloge za vse tiste artikle, ki so zabeleženi za skupno nabavo. Tako se na podlagi podatka o minimalnih zalogah avtomatsko zbirajo podatki iz vseh zadrug, potrebnih količinah in asortimentu za skupno naročilo.
E-Zadruga iz potreb posamezne zadruge oblikuje skupno naročilo dobavitelju, ki je urejeno tako, da dobavitelj lahko ustrezno in pravočasno pripravi ter dobavi naročeno blago v posamezno trgovino. V primeru, da dobavitelj ne bo izrazil želje dostavljati blaga v posamezno trgovino, e-Zadruga načrtuje tudi skupni distribucijski center, ki bo v prihodnosti prav gotovo potreben za intenziven razvoj skupne nabave.
Naročanje blaga dobavitelju
Dobava blaga
Ob dobavi vsaka zadruga v informacijskem sistemu dostopa do podatkov tistega dela dobavnice, ki se nanaša na njeno trgovino in mora zgolj potrditi prejete količine oziroma uskladiti količinski prevzem. Sistem skupne nabave na podlagi vseh delnih potrjenih dobavnic posameznih zadrug avtomatsko pošlje dobavitelju potrjeno skupno dobavnico, ki je osnova za izpis računa v elektronski obliki, ki ga dobavitelj pošlje E-zadrugi. E-Zadruga na podlagi potrjenih in usklajenih dobavnic razdeli račun na posamezne zadruge, ki so v posamezni nabavi sodelovale.
Dobava blaga naročnikom
